une fois 30 minQui on est30 à 60 minNotre charte30 questionsNotre ADN copywriting1 hNotre Notion
Une semaine donnée en exemple, celle d'un studio de 6 personnes. Les rituels ont une heure fixe. Le CR, le lancement de projet, la propale et la passation arrivent quand l'équipe en a besoin, quel que soit le jour.
Les 17 skills
Les exemples suivent Sillon, un studio de 6 personnes. Sur 5 skills, un onglet montre aussi le cabinet Ardent (expertise comptable, 9 personnes) ou Les Pages Vives (une asso, 4 salariés et 40 bénévoles).
Le plugin les installe toutes d'un coup. Chacune existe aussi en .zip, à importer dans Claude, dans Réglages > Capacités. Commence par les 4 premières : les autres s'en servent.
01Qui on est
30 minutes20 questions, une à la fois, et le fichier de contexte de l'équipe est écrit : qui fait quoi, ce que l'équipe vend, ses clients, ses projets en cours, ses règles avec Claude.
# Qui on est Mis à jour le 2026-09-28 ## L'équipe - Sillon, studio de 6 personnes à Lyon : sites, contenus et communication pour des PME et des assos - Inès Morel, associée : commercial, propales, devis - Bastien Roux, associé : production, dernière relecture des livrables - Maëlle Diallo, cheffe de projet : planning, suivi client, Notion - Yanis Ferrand, designer - Chloé Petit, contenus et newsletters - Lou Garnier, alternante, du lundi au mercredi ## Ce qu'on vend - Site vitrine, 8 semaines, à partir de 9 000 € HT - Contenus au mois, 1 800 € HT - Atelier d'une journée pour une équipe, 1 400 € HT ## Nos projets en ce moment - Hôtel des Tanneurs : refonte du site, kick-off le 6 octobre - Coopérative Vallon : contenus au mois, depuis mars - Interne : le séminaire du 19 novembre ## Nos règles avec Claude - Une tâche sans responsable ni date n'existe pas - On se tutoie entre nous, on vouvoie les clients - Ce que tu ne fais jamais : envoyer un mail, changer un prix, attribuer une tâche sans prévenir la personne
02Notre charte
30 à 60 minutesLes couleurs, les polices et le logo de l'équipe, rassemblés dans un fichier. Propales, CR et tableaux de bord en sortent à la même image, quelle que soit la personne qui les demande.
Helvetica, une seule police. Version mail : Arial, 16 px, interligne 1,5.
03Notre ADN copywriting
30 questionsLa façon d'écrire de l'équipe : ton, tournures, mots bannis, plus la liste noire des tics IA. Les mails, CR et propales que Claude rédige s'en servent, et tout texte généré passe par la relecture.
« Construis notre ADN copywriting », puis « relis ce texte avec notre ADN »
# Notre ADN copywriting Mis à jour le 2026-09-29 ## Mémo express ### Toujours - Une date et un nom dans chaque mail client - Les chiffres en chiffres : 3 maquettes, 8 semaines ### Jamais - « n'hésitez pas à revenir vers nous », « clé en main » - Plus de 10 lignes dans un mail client ### Qui signe - La personne qui suit le client, jamais « L'équipe Sillon » ### Tutoiement, vouvoiement - Vous avec les clients, tu entre nous et avec les freelances
04Notre Notion
1 heureCrée les bases que les autres skills lisent et remplissent : Projets, Tâches, Réunions, Clients et le Journal. Si l'équipe en a déjà, la skill s'y branche et garde leurs noms.
5 bases prêtes, page « Sillon · Pilotage »
| Base | Ce qu'on y note | Reliée à |
|---|---|---|
| Projets | client, responsable, échéance, statut, montant | Clients, Tâches, Réunions, Journal |
| Tâches | quoi, qui, pour quand, statut | Projets |
| Réunions | date, participants, décisions, CR | Projets |
| Clients | contact, qui suit, dernier échange | Projets |
| Journal | décisions, chiffres, prochaines étapes de chaque jour | Projets |
Ta base « Clients 2025 » (42 fiches) devient la base Clients, rien n'est supprimé.
Factures : pas de base, vous les suivez dans Qonto.
À compléter : le responsable de 3 projets.
Vues créées : « Mes tâches » pour chacun, « Cette semaine » pour l'équipe. La carte est dans Notion, Contexte d'équipe / Notre Notion.
05Point du lundi
Lundi 8hLa semaine de l'équipe sur une page : les échéances, qui porte quoi, qui est trop chargé, et les tâches restées sans responsable.
« Point du lundi »
« Planifie le point du lundi »
La semaine du 5 au 9 octobre
14 tâches dues, 3 échéances client.
- Mar. 6 · Hôtel des Tanneurs : kick-off à 10h (Maëlle, Inès)
- Jeu. 8 · Coopérative Vallon : newsletter d'octobre à envoyer (Chloé)
- Ven. 9 · Fondation Lierre : propale à rendre (Inès)
Qui porte quoi
| Tâches dues | Réunions | |
|---|---|---|
| Inès | 4 | 6 h |
| Bastien | 2 | 3 h |
| Maëlle | 5 | 9 h 30 |
| Yanis | 2 | 1 h |
| Chloé | 1 | 2 h |
| Lou (lun. au mer.) | 0 | 1 h |
À regarder
- Maëlle a 9 h 30 de réunions et 5 tâches. 2 pourraient passer à Lou : la mise en ligne des visuels Vallon, la réservation du séminaire.
- Sans responsable : « Badges du séminaire », « Devis traiteur du séminaire ».
Publié dans Notion, page Point du lundi, et dans #équipe sur Slack.
La semaine du 5 au 9 octobre
9 tâches dues, 2 échéances.
- Mer. 7 · dossier de subvention de la Région, à déposer avant minuit (Mehdi)
- Sam. 10 · lecture à la médiathèque du quartier, 6 bénévoles inscrits sur 8 (Pierre)
Qui porte quoi
| Tâches dues | Réunions | |
|---|---|---|
| Fatou, directrice | 3 | 5 h |
| Pierre, bénévoles | 3 | 2 h |
| Mehdi, partenariats | 2 | 1 h |
| Julie, service civique | 1 | 0 h |
| Le bureau, bénévole | 0 | 2 h |
À regarder
- Il manque 2 bénévoles pour samedi. 5 personnes de la liste n'ont pas encore répondu, Pierre a un message prêt pour elles.
- Sans responsable : « Commander les livres de la Fête du livre ».
Publié dans Notion, page Point du lundi.
06Prépa des réunions
Chaque matin, 8h30Pour chaque réunion de la journée : où en est le projet, les tâches ouvertes, ce qui a été décidé la dernière fois, et un ordre du jour proposé.
« Prépare mes réunions »
« Planifie la prépa des réunions »
10h · Kick-off Hôtel des Tanneurs · sur place, 1 h
Qui vient
- Inès et Maëlle. Côté hôtel : Anne Lebrun, directrice, et Karim Saïdi, à la réception.
Où on en est
- Devis signé le 24 septembre : 9 400 € HT, 8 semaines.
- Page projet créée dans Notion, aucune tâche pour l'instant.
- Anne a envoyé 40 photos jeudi (Gmail).
Ordre du jour proposé
- Les objectifs du site, dans leurs mots
- Qui valide côté hôtel, et en combien de jours
- Le planning : maquettes le 23 octobre, mise en ligne le 1er décembre
- Ce qui manque : les textes des chambres, l'accès à l'hébergeur
Ignorés : 2 blocs de travail profond.
07Ma boîte mail
11h30 et 18hChacun n'ouvre plus sa boîte. Les mails qui attendent sa réponse arrivent dans « À répondre », avec un brouillon déjà écrit dans le fil, dans la voix de l'équipe. Les mails importants sans réponse à faire arrivent dans « À lire ».
« Ma boîte mail »
« Planifie ma boîte mail », chacun pour la sienne
« Tu as raté le mail de l'expert-comptable » : elle note la règle pour les prochains passages.
À répondre : 5 brouillons prêts, dont 2 à relire
- Anne Lebrun · Hôtel des Tanneurs · version anglaise du site · À RELIRE : hors devis ? Hors périmètre peut trancher.
- Hélène Marchal · Fondation Lierre · date du rendez-vous · À RELIRE : Bastien vient ?
- Paul Vidal · Coopérative Vallon · photos de la récolte (nouveau)
- Maëlle · planning de la semaine du 12 (nouveau)
- Karim Saïdi · accès à l'hébergeur, depuis 4 jours
À lire (2)
- Hôtel des Tanneurs · acompte de 2 820 € reçu (nouveau)
- Coopérative Vallon · maquette de la newsletter validée, envoi le 20 octobre (à noter au Journal)
Pour un collègue : Chloé est dans le fil Vallon « calendrier de novembre ». Rien à faire : 11 newsletters, 23 notifications.
Bonjour Paul,
Merci, les photos sont bien arrivées. Chloé fait la sélection pour la newsletter d'octobre et vous l'envoie lundi.
Je reprends le dossier Vallon du 12 au 16 octobre, pendant l'absence de Maëlle : vous pouvez m'écrire directement.
Bonne soirée,
Inès
08Ce qui bloque
Mercredi 13h30Les tâches en retard, sans responsable, sans date, ou qui attendent le client. Un message prêt pour chaque personne concernée.
« Qu'est-ce qui bloque ? »
« Planifie ce qui bloque »
4 tâches coincées
| Tâche | Projet | Ce qui coince | Qui |
|---|---|---|---|
| Visuels d'octobre | Vallon | 2 jours de retard | Yanis |
| Photos de la récolte | Vallon | attendues du client depuis 7 jours | Chloé |
| Brief photographe | Tanneurs | sans date | Inès |
| Badges du séminaire | Interne | sans responsable | à attribuer |
Messages prêts
- À Yanis, sur Slack : « Les visuels Vallon étaient prévus lundi. Tu les livres jeudi matin, ou on décale la newsletter ? »
- À Inès : « Le brief photographe n'a pas de date. Tu le vois pour quand ? »
Rien n'est envoyé ni changé dans Notion sans ton accord.
4 dossiers coincés
| Dossier | Ce qui coince | Pour quand | Qui |
|---|---|---|---|
| Boulangerie Morin, TVA de septembre | relevés de la 2e banque manquants | 20 oct. | Emma |
| Garage Vasseur, bilan au 30 juin | en revue chez Thomas depuis 12 jours | 16 oct. | Thomas |
| SCI Les Tilleuls | lettre de mission pas signée, saisie commencée | 9 oct. | Nadia |
| Dr Hamon, comptes 2026 | sans responsable depuis le départ de Clara | à fixer | à attribuer |
Messages prêts
- À Thomas : « Le bilan Vasseur attend ta revue depuis 12 jours. Tu peux le faire avant vendredi, ou on le passe à Nadia ? »
- À Nadia : « La SCI Les Tilleuls n'a pas signé sa lettre de mission. On continue la saisie, ou on attend la signature ? »
Rien n'est envoyé ni changé dans Notion sans ton accord.
09Clôture
Chaque soir, 18hChacun dit « on clôture » en fin de journée : ses décisions, ses chiffres et ses prochaines étapes vont dans le journal du projet, dans Notion. Le point du lundi et le bilan du vendredi les reprennent.
Noté dans Notion, journal du projet Coopérative Vallon (8 octobre).
Décisions : Inès reprend Vallon du 12 au 16 octobre.
Chiffres : newsletter d'octobre envoyée à 1 240 abonnés.
Livrables : la passation Vallon, dans Notion, page Passations.
Prochaines étapes : calendrier de novembre, Chloé, le 15 octobre.
## 2026-10-08 · Maëlle ### Décisions - Inès reprend Vallon du 12 au 16 octobre ### Chiffres - Newsletter d'octobre : 1 240 abonnés (septembre : 1 195) ### Livrables - Passation Vallon : Notion, page Passations ### Prochaines étapes - Calendrier des posts de novembre (Chloé, 2026-10-15)
10Bilan de la semaine
Vendredi 16h30Ce qui a avancé projet par projet, ce qui a glissé, ce qui a été décidé, et la semaine qui vient.
« Le bilan de la semaine »
« Planifie le bilan de la semaine »
La semaine du 5 au 9 octobre
| Projet | Fait | Glissé |
|---|---|---|
| Hôtel des Tanneurs | kick-off, 12 tâches créées | brief photographe, toujours sans date |
| Coopérative Vallon | newsletter envoyée jeudi | visuels livrés avec 3 jours de retard |
| Fondation Lierre | propale envoyée vendredi | rien |
| Séminaire | Ferme du Haut réservée | badges, toujours sans responsable |
Décidé cette semaine
- Vallon : la newsletter part le premier jeudi du mois (réunion du 5).
- Tanneurs : Karim valide les textes, Anne le design (kick-off du 6).
La semaine prochaine
- Maëlle absente du 12 au 16, passation Vallon faite jeudi.
- Mer. 14 · point mensuel Vallon, 11h, Inès.
- Ven. 16 · réponse attendue de la Fondation Lierre.
11 tâches dues, dont 4 pour Inès.
11Tableau de bord
Dernier vendredi du moisLe mois de l'équipe sur une page : facturé, encaissé, pipeline, charge de chacun et temps passé par projet. Lu dans Notion.
« Notre tableau de bord »
« Planifie le tableau de bord »
Sillon · septembre 2026
Charge de chacun 100 % = temps disponible
Temps par projet en heures
Lu dans Notion (Projets, Tâches) et dans Qonto. Maëlle dépasse son temps disponible pour le 2e mois de suite.
12Lancement de projet
Après le kick-offLe devis et les notes du kick-off deviennent une page projet dans Notion : objectifs, jalons, tâches avec responsable et date. Ce qui manque est marqué à compléter.
« Lance le projet Hôtel des Tanneurs », avec le devis et les notes du kick-off
Hôtel des Tanneurs · refonte du site
Maëlle · Anne Lebrun, directrice · 9 400 € HT · du 6 octobre au 1er décembre
Objectifs, dits au kick-off
- Plus de réservations en direct, moins par les plateformes.
- Un site que Karim met à jour seul, sans nous appeler.
Jalons
| Jalon | Date | Qui valide |
|---|---|---|
| Textes des chambres reçus | 13 oct. | Karim |
| Maquettes présentées | 23 oct. | Anne |
| Site en recette | 20 nov. | Anne |
| Mise en ligne | 1er déc. | Anne |
12 tâches créées, dont
- Accès hébergeur à demander · Maëlle · 7 oct.
- Arborescence · Maëlle · 9 oct.
- Moodboard · Yanis · 12 oct.
- Brief photographe · Inès · [date à compléter]
13CR de réunion
Après une réunionCe qui est décidé, qui fait quoi pour quand, ce qui reste ouvert. Les tâches arrivent dans Notion avec leur responsable, et le mail aux absents ou au client attend en brouillon.
Réunion d'équipe du lundi 5 octobre
Rangé dans Notion, base Réunions. 4 tâches créées.
Décidé
- Vallon : la newsletter part le premier jeudi du mois.
- Séminaire : le 19 novembre à la Ferme du Haut, devis à 1 650 € HT.
Qui fait quoi, pour quand
| Quoi | Qui | Pour quand |
|---|---|---|
| Prévenir Vallon du nouveau rythme | Chloé | 6 oct. |
| Réserver la Ferme du Haut | Lou | 7 oct. |
| Relire la propale Lierre | Bastien | 8 oct. |
| Répartir les dossiers de Maëlle pendant son absence | Inès | 8 oct. |
Ouvert
- Qui suit Vallon du 12 au 16 octobre ? À trancher jeudi.
Yanis était absent : le CR l'attend en brouillon dans Gmail.
Réunion du bureau du mardi 6 octobre
Rangé dans Notion, base Réunions. 4 tâches créées.
Décidé
- La Fête du livre a lieu le samedi 12 décembre, à la salle des fêtes du quartier, prêtée par la mairie.
- Le budget livres passe de 800 à 1 200 €, voté à 5 voix sur 6.
Qui fait quoi, pour quand
| Quoi | Qui | Pour quand |
|---|---|---|
| Relancer la librairie sur la remise | Mehdi | 9 oct. |
| Écrire aux 40 bénévoles pour le 12 décembre | Pierre | 13 oct. |
| Commander les livres | Fatou | 30 oct. |
| Préparer le rapport financier de l'AG | Agnès, trésorière | 15 nov. |
Ouvert
- Qui anime l'AG du 28 novembre ? À trancher à la prochaine réunion du bureau.
2 membres du bureau étaient absents : le CR les attend en brouillon dans Gmail.
14Propale
Après un callLes notes du call deviennent une proposition en PDF, à la charte de l'équipe, avec ses prix et des projets passés en références. Rien n'est inventé : ce qui manque est marqué à compléter.
« Fais une propale pour la Fondation Lierre », avec les notes du call
15Hors périmètre
Quand le client en demande plusCompare la demande au devis signé et à la page projet, dit ce qui est dedans et ce qui n'y est pas, et prépare la réponse au nom de la personne qui suit le client.
| Dans le devis | Hors devis | Zone grise |
|---|---|---|
| La page « Le quartier » (arborescence validée le 9 octobre) | Une version anglaise du site (proposée en option : 1 900 € HT) | Une nouvelle série de retours sur les maquettes : le devis en prévoit 2, combien ont eu lieu ? |
Question : les retours sur les maquettes, c'est la 1re ou la 2e série ?
Maëlle répond : la 2e. Elle entre dans le devis.
Bonjour Anne,
Merci pour vos retours. On ajoute la page « Le quartier » et on intègre vos corrections dans cette 2e série, comme prévu au devis.
Pour la version anglaise, le devis du 24 septembre la proposait en option.
A Nous la livrons avec le site le 1er décembre, pour 1 900 € HT. Je vous envoie l'avenant si c'est bon pour vous.
B Nous la faisons en janvier, une fois le site français en ligne, au même prix.
Bonne journée,
Maëlle
Maëlle garde A ou B avant d'envoyer.
16Passation
Avant une absence ou un départTout ce qu'il faut pour reprendre un dossier : où il en est, ce qui a été promis, les tâches ouvertes, les contacts et leurs habitudes. Lu dans Notion et dans les derniers mails.
Coopérative Vallon · de Maëlle à Inès, du 12 au 16 octobre
Où on en est
- Contenus au mois depuis mars, 1 800 € HT.
- Newsletter d'octobre envoyée le 8. La suivante part le 5 novembre.
- Point mensuel mercredi 14 à 11h, en visio.
Ce qui a été promis
- Le calendrier des posts de novembre, avant le 16 (mail de Sarah du 2 octobre).
Tâches ouvertes
- Calendrier de novembre · Chloé · 15 oct.
- Photos de la récolte, à relancer · Chloé · 13 oct.
- Facture d'octobre · Inès · 16 oct.
Contacts
- Sarah Benali, directrice : décide de tout, répond le soir.
- Paul Vidal, producteur : envoie les photos, souvent en retard.
À savoir
- Sarah relit tout sur son téléphone : lui envoyer des PDF d'une page, jamais de lien Notion.
Boulangerie Morin · d'Emma à Julien, du 19 au 30 octobre
Où on en est
- Tenue et TVA mensuelle, lettre de mission signée en 2024.
- TVA de septembre : saisie faite, il manque les relevés de la 2e banque.
- Bilan au 31 décembre : rien de commencé.
Ce qui a été promis
- Un point sur la trésorerie avant le 25 octobre (mail de M. Morin du 3 octobre).
Tâches ouvertes
- TVA de septembre · Julien · 20 oct.
- Point trésorerie · Julien · 23 oct.
Contacts
- Didier Morin, gérant : répond par SMS, jamais avant 14h (il est au fournil le matin).
- Sabine Morin : envoie les pièces le lundi.
À savoir
- Les relevés de la 2e banque arrivent par courrier. Les demander en photo, ça va plus vite.
17Relances
Vendredi matinValidations client en retard, documents attendus, devis sans réponse, factures impayées : une relance par cas, signée par la personne qui suit le client.
« Nos relances »
« Planifie nos relances »
| Qui | Quoi | Depuis quand | Relance |
|---|---|---|---|
| Hélène Marchal, Fondation Lierre | Propale, 11 700 € HT | envoyée le 9 oct. (14 jours) | Inès, palier 2, brouillon Gmail |
| Anne Lebrun, Hôtel des Tanneurs | Textes des chambres | promis le 13 oct. (10 jours) | Maëlle, palier 1, texte prêt |
| Paul Vidal, Coopérative Vallon | Photos de la récolte | promises le 30 sept. (23 jours) | Chloé, palier 3, texte prêt |
| Coopérative Vallon | Facture F-2026-061, 2 160 € TTC | échéance 15 oct. (8 jours) | Inès, palier 1, brouillon Gmail |
À vérifier : le paiement de Vallon, sur le compte, avant d'envoyer.
Les textes de Maëlle et Chloé sont rangés dans leurs tâches, dans Notion.
Bonjour Hélène,
Un mot sur notre proposition du 9 octobre pour le nouveau site de la Fondation.
Pour une mise en ligne avant votre campagne de février, il nous faudrait votre accord d'ici le 6 novembre : le chantier dure 8 semaines, et les fêtes en prennent une.
Si votre calendrier a bougé, dites-moi vers quelle période vous regardez.
Belle fin de semaine,
Inès
| Qui | Quoi | Depuis quand | Relance |
|---|---|---|---|
| Didier Morin, Boulangerie Morin | Relevés de la 2e banque | demandés le 5 oct. (18 jours) | Julien, palier 2, SMS prêt |
| SCI Les Tilleuls | Lettre de mission à signer | envoyée le 2 oct. (21 jours) | Nadia, palier 2, texte prêt |
| Dr Hamon | Factures de juillet à septembre | demandées le 1er oct. (22 jours) | Léo, palier 2, texte prêt |
| Garage Vasseur | Facture H-2026-118, 1 440 € TTC | échéance 10 oct. (13 jours) | Thomas, palier 1, brouillon Gmail |
À vérifier : le paiement du Garage Vasseur, sur le compte, avant d'envoyer.
Bonjour M. Morin, c'est Julien, du cabinet Ardent.
Il nous manque toujours les relevés de septembre de votre 2e banque. Une photo de chaque page suffit, envoyée à ce numéro.
Sans eux, on ne peut pas boucler votre TVA de septembre. Merci, bonne journée.
Toute l'équipe formée, sur ses vrais dossiers
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